Áp dụng cho: ứng dụng di động 1ERP (Android: com.huyhoangsoftware.dashboardapp, iOS) và hệ thống website huyhoangsoftware.com cùng các website, cửa hàng trực tuyến và cổng quản trị do Huy Hoàng Software vận hành trên nền tảng này (gọi chung là «Hệ thống»).
Đơn vị chịu trách nhiệm: 1erp.one (Huy Hoàng Software) — Địa chỉ: 63/1 Trần Huy Liệu, Thôn 4, Biển Hồ, Gia Lai — Email: services@huyhoangsoftware.com — Hotline: 0868 928 426.
Hiệu lực từ: 06/11/2026. Phiên bản 1.0.
Chính sách này được xây dựng theo Luật An toàn thông tin mạng 2015, Luật An ninh mạng 2018, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, đồng thời đáp ứng Chính sách dữ liệu người dùng của Google Play và App Store.
1. Hệ thống làm gì và ai là người dùng
1ERP là nền tảng quản trị doanh nghiệp (ERP) gồm: bán hàng và đơn hàng, kho, kế toán – thu chi, nhân sự – chấm công – tính lương, hợp đồng, dự án, chat và gọi thoại/video nội bộ, quản lý khách hàng (CRM), vận chuyển, website bán hàng. Người dùng gồm: doanh nghiệp khách hàng (chủ tài khoản), nhân viên được doanh nghiệp cấp tài khoản, và khách mua hàng trên các website vận hành bằng Hệ thống.
Với dữ liệu nhân viên và khách hàng do doanh nghiệp đưa vào Hệ thống, doanh nghiệp đó là Bên kiểm soát dữ liệu; Huy Hoàng Software là Bên xử lý dữ liệu theo hợp đồng dịch vụ. Với tài khoản đăng ký trực tiếp trên huyhoangsoftware.com, Huy Hoàng Software là Bên kiểm soát dữ liệu.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
2.1. Dữ liệu bạn cung cấp
- Thông tin tài khoản: họ tên, số điện thoại, email, mật khẩu (lưu dạng băm, không ai đọc được), ảnh đại diện, tên đăng nhập, vai trò và phòng ban trong doanh nghiệp.
- Thông tin nhân sự (khi doanh nghiệp dùng tính năng nhân sự): ngày sinh, giới tính, số CCCD/CMND, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng nhận lương, mức lương, hợp đồng lao động, bảo hiểm, giấy tờ do bạn hoặc doanh nghiệp tải lên.
- Thông tin giao dịch: đơn hàng, địa chỉ giao hàng, phiếu thu chi, hoá đơn, hợp đồng, nội dung chứng từ và tệp đính kèm.
- Nội dung bạn tạo: tin nhắn, tin nhắn thoại, tệp chia sẻ trong chat, bình luận, ghi chú công việc, đề xuất.
- Thông tin liên hệ hỗ trợ: nội dung bạn gửi qua biểu mẫu, email, Zalo, hotline.
2.2. Dữ liệu thu thập qua quyền của thiết bị (chỉ khi bạn cho phép và chỉ với tính năng tương ứng)
| Quyền | Dùng để làm gì | Khi nào thu thập |
|---|---|---|
| Vị trí (chính xác / gần đúng) | Chấm công theo vị trí: so toạ độ với điểm chấm công của doanh nghiệp; định vị giao hàng, điểm bán. | Khi bạn bấm chấm công hoặc dùng bản đồ. |
| Vị trí chạy nền | Tự động nhắc hoặc chấm công khi bạn đến / rời điểm làm việc, nếu doanh nghiệp bật tính năng này và bạn đồng ý trong ứng dụng. Ứng dụng hiển thị thông báo rõ ràng khi đang theo dõi vị trí ở nền. | Chỉ khi tính năng «tự động chấm công» được bật. Bạn tắt được bất cứ lúc nào trong Cài đặt thiết bị hoặc trong ứng dụng. |
| Camera & ảnh/video | Chụp ảnh chấm công (xác nhận khuôn mặt), chụp hoặc chọn ảnh chứng từ, sản phẩm, ảnh đại diện, gửi ảnh trong chat, gọi video. | Khi bạn chủ động chụp, chọn ảnh hoặc bật camera trong cuộc gọi. |
| Micro & ghi âm | Gọi thoại/video, tin nhắn thoại, chuyển giọng nói thành văn bản, ghi âm cuộc gọi khi doanh nghiệp bật tính năng ghi cuộc gọi (mọi người trong cuộc gọi đều thấy chỉ báo «Đang ghi»). | Khi bạn đang trong cuộc gọi hoặc bấm ghi âm. |
| Sinh trắc học (Face ID / vân tay) | Mở khoá nhanh ứng dụng. Việc xác thực do hệ điều hành thực hiện; ứng dụng không nhận và không lưu dữ liệu sinh trắc. | Khi bạn bật «Đăng nhập bằng sinh trắc học». |
| Tệp / bộ nhớ | Tải lên và tải xuống tài liệu, hợp đồng, hoá đơn, ảnh. | Khi bạn chọn tệp. |
| Thông báo | Báo tin nhắn mới, cuộc gọi đến, đơn hàng, duyệt đề xuất, nhắc chấm công. | Khi bạn cho phép thông báo. |
| Danh bạ, lịch (iOS, tuỳ chọn) | Chọn số điện thoại khi tạo khách hàng; thêm lịch họp vào lịch máy. | Chỉ khi bạn chủ động dùng tính năng và cho phép. Chúng tôi không tải toàn bộ danh bạ lên máy chủ. |
Ảnh khuôn mặt khi chấm công được lưu kèm bản ghi chấm công để doanh nghiệp của bạn đối chiếu; Hệ thống không tạo hồ sơ sinh trắc học để nhận diện bạn trên các nền tảng khác.
2.3. Dữ liệu thu thập tự động
- Thiết bị & ứng dụng: loại thiết bị, hệ điều hành, phiên bản ứng dụng, ngôn ngữ, mã định danh cài đặt (Firebase Installation ID) và mã thiết bị để gửi thông báo đẩy, nhận diện phiên đăng nhập và cảnh báo đăng nhập lạ.
- Nhật ký sử dụng: địa chỉ IP, thời gian đăng nhập, trang/tính năng đã dùng, lỗi ứng dụng — để bảo mật, chống gian lận và sửa lỗi.
- Cookie trên website: cookie phiên đăng nhập, cookie ghi nhớ ngôn ngữ/tiền tệ, giỏ hàng; cookie thống kê (Google Analytics, Facebook Pixel, TikTok Pixel) chỉ khi doanh nghiệp vận hành website bật chúng. Bạn có thể tắt cookie trong trình duyệt.
Chúng tôi không thu thập mã quảng cáo (Advertising ID), không theo dõi bạn qua ứng dụng của bên khác, và không bán dữ liệu cá nhân.
3. Thanh toán và dữ liệu tài chính
- Thanh toán dịch vụ và mua hàng được thực hiện qua các cổng thanh toán được cấp phép tại Việt Nam và quốc tế: chuyển khoản ngân hàng / QR qua SePay, VNPAY, MoMo, PayPal (tuỳ website). Số thẻ, mã CVV, mật khẩu ngân hàng do cổng thanh toán xử lý trên hệ thống của họ theo chuẩn PCI DSS; Hệ thống không lưu số thẻ hay thông tin đăng nhập ngân hàng của bạn.
- Chúng tôi chỉ nhận lại từ cổng thanh toán: mã giao dịch, số tiền, thời gian, trạng thái, 4 số cuối hoặc tên tài khoản chuyển khoản — để đối soát và xác nhận đơn hàng, hoá đơn.
- Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp (để nhận tiền) và tài khoản nhận lương của nhân viên được lưu mã hoá trong cơ sở dữ liệu, chỉ người có quyền kế toán / nhân sự của doanh nghiệp đó xem được.
- Hoá đơn điện tử: khi doanh nghiệp phát hành hoá đơn, tên, mã số thuế, địa chỉ, email của người mua được gửi tới nhà cung cấp hoá đơn điện tử (Viettel SInvoice, SePay eInvoice) theo quy định của Tổng cục Thuế.
- Sổ kế toán: dữ liệu thu chi, công nợ, lương được dùng để lập sổ sách và báo cáo tài chính của doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam; chỉ nhân sự được phân quyền kế toán của doanh nghiệp đó truy cập.
4. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì
- Cung cấp đúng chức năng bạn yêu cầu: đăng nhập, quản lý đơn hàng, kho, chấm công, tính lương, chat, gọi, hoá đơn, báo cáo.
- Gửi thông báo nghiệp vụ (đơn mới, cuộc gọi, duyệt phiếu) và thông báo bảo mật (đăng nhập lạ, đổi mật khẩu). Chúng tôi không gửi quảng cáo qua thông báo đẩy nếu bạn không đăng ký.
- Bảo mật và chống gian lận: phát hiện đăng nhập bất thường, giới hạn truy cập, lưu nhật ký.
- Vận hành, sửa lỗi, thống kê ẩn danh để cải thiện sản phẩm.
- Thực hiện nghĩa vụ pháp lý: lưu chứng từ kế toán, hoá đơn, dữ liệu lao động theo thời hạn luật định.
- Trí tuệ nhân tạo: khi doanh nghiệp bật, Hệ thống dùng AI để chuyển giọng nói thành văn bản, tóm tắt biên bản cuộc gọi, trợ lý chat, đọc giấy tờ (OCR). Dữ liệu chỉ được xử lý cho tính năng đó, không dùng để huấn luyện mô hình của bên thứ ba (các nhà cung cấp AI được dùng theo điều khoản API doanh nghiệp, không lưu dữ liệu để huấn luyện).
Cơ sở xử lý: sự đồng ý của bạn (khi cấp quyền thiết bị, đăng ký tài khoản), thực hiện hợp đồng dịch vụ với doanh nghiệp, nghĩa vụ pháp lý, và lợi ích chính đáng trong bảo mật hệ thống.
5. Chia sẻ dữ liệu với ai
Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu ở mức cần thiết cho tính năng bạn dùng, với các loại đối tác sau:
| Loại đối tác | Đối tác | Dữ liệu chia sẻ |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp của bạn | Chủ tài khoản doanh nghiệp cấp tài khoản cho bạn | Toàn bộ dữ liệu nghiệp vụ bạn tạo trong tài khoản doanh nghiệp đó (chấm công, vị trí chấm công, ảnh chấm công, tin nhắn nhóm công việc, chứng từ). |
| Hạ tầng & thông báo | Google Firebase (Cloud Messaging, Remote Config, Installations); máy chủ đặt tại Việt Nam | Mã thiết bị, mã cài đặt, nội dung thông báo rút gọn. |
| Bản đồ | Google Maps | Toạ độ để hiển thị bản đồ và tính khoảng cách khi bạn dùng tính năng bản đồ. |
| Đăng nhập | Google Sign-In, Sign in with Apple | Email, tên, ảnh đại diện từ tài khoản bạn chọn đăng nhập. |
| Gọi thoại / video | LiveKit (máy chủ do chúng tôi tự vận hành tại Việt Nam) | Luồng âm thanh, hình ảnh trong cuộc gọi; bản ghi cuộc gọi lưu trên máy chủ của chúng tôi, trong thư mục riêng của doanh nghiệp. |
| Trí tuệ nhân tạo | OpenAI hoặc mô hình AI do chúng tôi tự vận hành (tuỳ cấu hình của doanh nghiệp) | Âm thanh / văn bản cần chuyển chữ, tóm tắt hoặc trả lời; không gửi thông tin định danh ngoài nội dung cần xử lý. |
| Thanh toán | SePay, VNPAY, MoMo, PayPal | Số tiền, mã đơn, tên và số điện thoại người thanh toán (nếu cổng yêu cầu). |
| Hoá đơn điện tử | Viettel SInvoice, SePay eInvoice | Thông tin người mua trên hoá đơn theo quy định thuế. |
| Vận chuyển | Giao Hàng Nhanh (GHN), Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK), Viettel Post và đơn vị vận chuyển doanh nghiệp chọn | Tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận, nội dung gói hàng, tiền thu hộ (COD). |
| Nhắn tin | Zalo Official Account, Zalo Mini App, email (SMTP/Gmail), SMS (nếu doanh nghiệp bật) | Số điện thoại / email và nội dung thông báo giao dịch. |
| Cơ quan nhà nước | Cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền | Khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản hoặc theo nghĩa vụ kê khai thuế, bảo hiểm. |
Mọi đối tác đều bị ràng buộc bởi hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ chỉ được dùng dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho chúng tôi. Chúng tôi không bán, không cho thuê dữ liệu cá nhân cho bất kỳ ai.
6. Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu
- Máy chủ đặt tại Việt Nam; dữ liệu mỗi doanh nghiệp được tách riêng (cơ sở dữ liệu và thư mục tệp riêng) để doanh nghiệp này không truy cập được dữ liệu doanh nghiệp khác.
- Truyền tải mã hoá HTTPS/TLS; mật khẩu băm một chiều; tài khoản ngân hàng và khoá API mã hoá khi lưu; sao lưu định kỳ có mã hoá.
- Phân quyền chi tiết theo vai trò; nhật ký truy cập; cảnh báo đăng nhập từ thiết bị mới; tự đăng xuất phiên không hoạt động; hỗ trợ đăng nhập sinh trắc học và mã PIN trên thiết bị.
- Nhân sự của Huy Hoàng Software chỉ truy cập dữ liệu khi cần hỗ trợ kỹ thuật theo yêu cầu của doanh nghiệp và chịu cam kết bảo mật.
- Khi xảy ra sự cố lộ lọt dữ liệu, chúng tôi thông báo cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng và cơ quan có thẩm quyền trong vòng 72 giờ theo quy định.
7. Thời gian lưu trữ
- Tài khoản: trong suốt thời gian sử dụng và tối đa 30 ngày sau khi xoá tài khoản (để hoàn tất xoá trên bản sao lưu).
- Chứng từ kế toán, hoá đơn, hợp đồng: 10 năm theo Luật Kế toán; hồ sơ lao động, lương, bảo hiểm: theo Bộ luật Lao động và quy định bảo hiểm.
- Vị trí chấm công, ảnh chấm công: theo chu kỳ lưu của doanh nghiệp, mặc định 24 tháng.
- Bản ghi cuộc gọi, biên bản AI: mặc định 90 ngày, doanh nghiệp có thể chỉnh; người tạo cuộc gọi có thể xoá sớm hơn.
- Nhật ký bảo mật: 12 tháng. Dữ liệu ẩn danh / thống kê: không giới hạn.
8. Quyền của bạn
- Xem và sửa thông tin cá nhân trong mục Cá nhân › Thông tin tài khoản của ứng dụng hoặc trang quản trị.
- Rút lại quyền vị trí, camera, micro, thông báo trong Cài đặt thiết bị bất cứ lúc nào; tính năng liên quan sẽ không hoạt động nhưng tài khoản vẫn dùng bình thường.
- Xoá tài khoản ngay trong ứng dụng: Cá nhân › Xoá tài khoản, hoặc gửi yêu cầu đến services@huyhoangsoftware.com. Tài khoản bị vô hiệu ngay lập tức; dữ liệu cá nhân được xoá hoặc ẩn danh trong 30 ngày, trừ dữ liệu phải lưu theo luật (chứng từ kế toán, hồ sơ lao động) sẽ được tách khỏi thông tin định danh của bạn khi hết thời hạn.
- Yêu cầu bản sao dữ liệu, phản đối hoặc hạn chế xử lý, khiếu nại: gửi email đến services@huyhoangsoftware.com; chúng tôi phản hồi trong 72 giờ làm việc.
- Nếu bạn là nhân viên dùng tài khoản do doanh nghiệp cấp, một số yêu cầu (xoá dữ liệu chấm công, lương) cần được doanh nghiệp đó — Bên kiểm soát dữ liệu — xác nhận theo quy định pháp luật lao động.
9. Trẻ em
Hệ thống dành cho doanh nghiệp và người từ 18 tuổi trở lên. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em dưới 16 tuổi; nếu phát hiện, chúng tôi sẽ xoá ngay. Phụ huynh có thể liên hệ services@huyhoangsoftware.com.
10. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Dữ liệu được lưu tại Việt Nam. Một số đối tác (Google Firebase/Maps, OpenAI, PayPal, Apple) có thể xử lý dữ liệu tại máy chủ ngoài Việt Nam ở mức tối thiểu cần cho tính năng; việc chuyển này tuân theo hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các cam kết bảo mật của đối tác.
11. Thay đổi chính sách
Khi có thay đổi quan trọng, chúng tôi thông báo trong ứng dụng và trên trang này ít nhất 7 ngày trước khi áp dụng. Việc tiếp tục sử dụng sau ngày hiệu lực được hiểu là bạn đã đọc chính sách mới.
12. Liên hệ
1erp.one (Huy Hoàng Software)
Địa chỉ: 63/1 Trần Huy Liệu, Thôn 4, Biển Hồ, Gia Lai
Email bảo vệ dữ liệu: services@huyhoangsoftware.com · Hotline / Zalo: 0868 928 426 · Website: huyhoangsoftware.com
Privacy Policy (English summary)
This policy applies to the 1ERP mobile app (com.huyhoangsoftware.dashboardapp) and the huyhoangsoftware.com platform operated by Huy Hoang Investment & Digital Transformation Co., Ltd. (Huy Hoang Software), Vietnam. 1ERP is a business management (ERP) app used by companies and their staff.
Data we collect: account data (name, phone, email, hashed password, avatar, role); HR data entered by your company (ID number, address, bank account for salary, payroll); business records (orders, invoices, vouchers, contracts, files); messages and call content; precise location, including in the background only when your company enables location-based attendance and you consent (a persistent notification is shown); camera/photos (attendance photo, documents, video calls); microphone (calls, voice notes, call recording with a visible indicator); device identifiers (Firebase installation/device token) for push notifications and security; usage logs and IP. Biometric unlock (Face ID / fingerprint) is handled by the OS; we never receive biometric data. We do not use advertising IDs and do not sell personal data.
How we use it: to provide the features you use, send transactional notifications, secure accounts, fix bugs, meet legal obligations (accounting, tax, labour), and — when enabled by your company — AI transcription and summaries (providers are used under enterprise API terms that exclude training on your data).
Who we share it with: your employer (the data controller for staff data); Google Firebase and Google Maps; Google / Apple sign-in; our self-hosted LiveKit call servers; AI providers (OpenAI or self-hosted models); payment gateways (SePay, VNPAY, MoMo, PayPal — card data is handled by them, not stored by us); e-invoice providers (Viettel SInvoice, SePay); delivery carriers (GHN, GHTK, Viettel Post); messaging channels (Zalo, email, SMS); and authorities when legally required. All partners may only use the data to provide their service to us.
Security & retention: servers in Vietnam, per-company data isolation, TLS in transit, hashed passwords, encrypted bank details and API keys, role-based access, audit logs, encrypted backups. Accounts are deleted within 30 days of a deletion request; accounting and labour records are kept for the periods required by Vietnamese law; attendance location/photos default to 24 months; call recordings default to 90 days.
Your rights: view and edit your data in the app; revoke device permissions at any time; delete your account in-app (Profile › Delete account) or by emailing services@huyhoangsoftware.com; request a copy, restriction or objection; we reply within 72 business hours. The service is not intended for children under 16.
Contact: Huy Hoang Investment & Digital Transformation Co., Ltd. — 63/1 Trần Huy Liệu, Thôn 4, Biển Hồ, Gia Lai — services@huyhoangsoftware.com — 0868 928 426 — https://huyhoangsoftware.com. Effective 06 Nov 2026, version 1.0.